2분 발표가 리더를 바꾸는 이유

월요일 아침 주간 회의. 대표가 "지난주 상황을 좀 정리해 보면"으로 말을 꺼냅니다. 매출 이야기에서 거래처 이야기로, 거래처 이야기에서 작년에 있었던 비슷한 일로 넘어갑니다. 십오 분쯤 지나 회의실을 둘러보면 몇몇은 노트에 무언가를 적는 척하고, 몇몇은 시계를 봅니다. 회의가 끝난 뒤 팀장들끼리 나누는 말은 하나입니다. "그래서 이번 주에 뭘 하라는 거지?"

대표는 많은 것을 전했다고 생각하지만, 듣는 사람에게 남은 것은 거의 없습니다. 말이 길어질수록 핵심은 흐려지고, 지시는 해석의 문제가 됩니다.

길게 말하는 것보다 짧게 말하는 것이 어렵다

데일카네기는 말하기를 다룬 책에서 짧게 말하기를 거듭 강조합니다. 할 말이 많은 사람일수록 그것을 몇 분 안에 담는 훈련이 필요하다는 것입니다. 그가 제시한 짧은 말하기의 틀은 단순합니다. 먼저 직접 겪은 장면을 이야기하고, 다음으로 듣는 사람이 해야 할 행동을 분명히 말하고, 마지막으로 그렇게 하면 무엇이 좋아지는지를 덧붙입니다.

이 틀이 힘을 갖는 이유는 듣는 사람의 질문에 차례로 답하기 때문입니다. 무슨 일이 있었나, 그래서 내가 뭘 해야 하나, 왜 해야 하나. 이 세 가지가 2분 안에 정리되면 듣는 사람은 따로 해석할 필요가 없습니다.

짧은 말은 준비가 덜 된 말이 아니라, 준비를 끝낸 사람만 할 수 있는 말이다.

현장에서는 이렇게 쓴다

• 회의 전에 한 문장을 먼저 쓴다. "이번 주에 팀장들이 해야 할 일은 ○○이다." 이 문장이 안 써지면 아직 말할 준비가 안 된 것입니다.
• 장면 하나로 시작한다. 상황 설명을 늘어놓는 대신, 지난주 실제로 있었던 장면 하나를 짧게 꺼냅니다. 장면은 설명보다 빨리 이해되고 오래 기억됩니다.
• 요청은 행동으로 말한다. "신경 좀 써 주세요"가 아니라 "금요일까지 미수금 거래처 명단을 올려 주세요"처럼, 듣고 나서 바로 움직일 수 있는 말로 바꿉니다.
• 2분을 넘기면 멈추고 묻는다. 말이 길어진다 싶으면 "여기까지 질문 있습니까?"로 끊습니다. 질문이 나오면 그 부분이 덜 전달된 것입니다.

짧게 말하는 리더 앞에서는 구성원도 짧게 보고합니다. 대표의 말 습관이 회의의 길이를 정하고, 회의의 길이가 조직의 속도를 정합니다. 2분 발표 연습이 개인의 말솜씨를 넘어 조직 전체를 바꾸는 이유가 여기에 있습니다.

한 줄 요약

장면 하나, 행동 하나, 이유 하나. 2분 안에 이것을 말할 수 있으면, 듣는 사람은 무엇을 해야 할지 묻지 않습니다.